Adoptarea modelului de lucru hibrid generează multiple provocări pentru departamentele de Resurse Umane, care pot fi însă depășite folosind platforma de lucru colaborativ Cisco Webex. Datanet Systems a organizat recent un webinar în cadrul căruia a prezentat o serie de aplicații practice ale suitei Webex în domeniul HR, precum și trei scenarii de lucru uzuale.

58% dintre angajați vor să lucreze de acasă cel puțin 8 zile pe lună, 64% solicită condiții de lucru mai flexibile, iar 97% – siguranță sporită înainte de a reveni la birou. În aceste condiții, mai mult de trei sferturi din companii (77%) și-au modificat deja procedurile și modul de lucru, iar departamentele de Resurse Umane caută soluții pentru a se adapta rapid noilor cerințe.

Cu peste 650 de milioane de utilizatori lunari, la nivel global, Cisco Webex este una dintre cele mai eficiente și sigure opțiuni pe care echipele de HR le au la dispoziție în prezent. În cadrul webinarului „Eficientizarea departamentelor de Resurse Umane cu ajutorul platformei Webex“, Petre Popescu, Presales Manager la Datanet Systems, a prezentat o serie de aplicații practice prin care Departamentele de HR pot valorifica funcționalitățile suitei de lucru colaborativ Cisco.

Înregistrarea completă a webinar-ului „Eficientizarea departamentelor de resurse umane cu ajutorul platformei Webex“ este disponibilă mai jos: 

 

 

Beneficiile Webex în domeniul HR

„Webex este un instrument de lucru colaborativ complet și sigur, care se poate adapta ușor la cerințele specifice departamentelor de resurse umane, indiferent de mărimea organizației sau scenariile de utilizare“, a precizat specialistul Datanet Systems, care a trecut în revistă principalele avantaje competitive ce recomandă utilizarea platformei Cisco în departamentele de HR:

• Abordarea modulară și integrarea mai multor unelte de comunicare și funcționalități – în ultimele nouă luni Cisco a adăugat în platformă peste 900 de inovații.
• Capabilitățile avansate de securitate – Webex include mai multe funcționalități de securitate și asigură conformitatea cu standardele ISO 27001, 27017, 27018 etc., precum și cu numeroase reglementări în vigoare (HIPAA, GDPR, CCPA, EU Standard Contactual Clauses etc.)
• Compatibilitatea extinsă și posibilitățile multiple de integrare cu aplicații consacrate în mediul enterprise, precum Microsoft 365, Google Workspace, Slack, ServiceNow, Box, Trello, Mail Chimp etc.
• Scenariile multiple de utilizare, care acoperă o gama variată de nevoi și cerințe.

Cu Webex Meetings, de exemplu, departamentele HR pot înlocui mesajele impersonale pe mail sau apelurile telefonice cu conversații față-în-față, care permit personalizarea interacțiunii cu fiecare angajat și creșterea gradului de implicare a acestuia. Suita oferă posibilități multiple de planificare a întâlnirilor virtuale, trimitere a invitațiilor și confirmare a acestora, o paletă variată de acțiuni de follow-up etc.

La rândul său, Webex Teams permite crearea de spații virtuale dedicate, în cadrul cărora membrii departamentelor HR – dar și alți angajați, precum și colaboratori din afara companiei – pot discuta și partaja fișiere, pot colabora în diverse proiecte, căuta informații și actualiza date.

Dintre noile funcționalități integrate de Cisco în suita Webex se remarcă cele de:

• transcriere automată a discuțiilor avute în cadrul sesiunilor virtuale;
• servicii de traducere în timp real, din engleză în peste 100 de limbi, inclusiv în română;
• capabilități de recunoaștere a gesturilor, pentru facilitarea comunicării non-verbale;
• posibilitățile avansate de comandă audio;
• livrarea automată de informații despre participanții la o reuniune virtuală (cu acordul prealabil al acestora).

Pe zona de integrare, webinar-ul a prezentat detaliat avantajele utilizării Webex împreună cu aplicația Slido, care oferă posibilități multiple de interacțiune cu audiența unui eveniment online prin intermediul sondajelor, al formularelor și chestionarelor și al sistemelor de vot în timp real. Totodată prin funcționalitățile de analiză furnizate de Slido pot fi obținute informații detaliate despre nivelul de implicare al participanților, statistici și despre rezultate ale sondajelor.

Scenarii de utilizare Webex în activitățile de Resurse Umane

Specialistul Datanet a prezentat trei scenarii de lucru uzuale pentru departamentele de resurse umane în care platforma Cisco de lucru colaborativ își demonstrează rapid utilitatea.

Primul dintre acestea a fost cel al sesiunilor de instruire: „Fie că vorbim de angajați noi, care trebuie să se familiarizeze cu procedurile interne, fie de angajații cu vechime, care trebuie să participe la sesiuni periodice de informare și pregătire, Webex oferă posibilități multiple de realizare a acestor activități, livrând rezultate rapid“, a precizat Petre Popescu. Folosind platforma Cisco, angajații se pot conecta de oriunde și de pe orice tip de terminal, în condiții de securitate, și beneficiază de posibilități multiple de interacțiune audio și video sau prin intermediul uneltelor de mesagerie. Suita permite partajarea de fișiere, realizarea de sondaje, precum și posibilitatea de a colabora simultan la editarea fișierelor prin intermediul uneltelor de tip Whiteboards. Toate informațiile partajate prin Webex sunt disponibile, în condiții de securitate și acces controlat și pot fi actualizate permanent.

Un alt doilea scenariu de lucru prezentat a detaliat beneficiile aduse de noile funcționalități introduse de Cisco anul trecut. Astfel, modulul Webex Events oferă opțiunile Webinar – prin intermediul căreia pot fi organizate direct din platformă evenimente cu până la 10.000 de participanți – și Webcast, în care audiența poate fi de până la 100.000 de persoane. Participanții la sesiunile live Webcast se pot conecta prin intermediul unui simplu browser web, iar interacţiunea se realizează folosind soluțiile de mesagerie instantanee. O altă funcționalitate Webex cu aplicabilitate extinsă în domeniul resurselor umane este Vidcast, o funcționalitate de comunicare asincronă prin intermediul căreia angajații departamentelor HR pot înregistra și edita mesaje video pe care le pot partaja cu alți colegi, primind feedback din partea acestora. O aplicabilitate imediată a acestei funcționalități este, spre exemplu, crearea de tutoriale sau instructaje video pentru descrierea anumitor proceduri interne, aplicații sau produse.

Un al treilea scenariu de lucru prezentat in cadrul webinarului Datanet a abordat provocările specifice modului de lucru hibrid: „Webex utilizează funcționalitățile de Team Insights pentru a colecta și livra informații despre modul în care interacționează membrii unei echipe care lucrează la distanță, date care sunt dificil de obținut și centralizat. Astfel, prin intermediul Team Insights putem descoperi tiparele de comunicare din cadrul echipei, angajații care comunică cel mai frecvent, cu cine, cum sunt grupate echipele, care sunt instrumentele cele mai utilizate, care este frecvența sesiunilor de comunicare, durata lor etc. Toate acestea sunt informații utile atât managerilor echipelor respective, cât și departamentelor de resurse umane pentru a evalua nivelul de implicare al angajaților și pentru a identifica cele mai eficiente metode de crește a nivelului de coeziune a echipelor, a motivării angajaților și productivității acestora“, a explicat specialistul Datanet Systems.

Prezentarea detaliată a celor trei scenarii de lucru poate fi vizionată accesând înregistrarea completă a webinar-ului „Eficientizarea departamentelor de Resurse Umane cu ajutorul platformei Webex“.

Pentru mai multe detalii despre suita de lucru colaborativ Cisco puteți descărca „Ghidul Datanet Systems de adoptare a platformei de colaborare Cisco Webex“.